Como empresario debes conocer las diferentes modalidades a través de las cuales puedes tener personas trabajando para ti.
Las dos modalidades más comunes son:
- Empleado Fijo
- Contratista Independiente
Conozcamos primero que significa cada una de estas figuras.
EMPLEADO FIJO
El empleado trabaja para tu empresa como producto de un contrato de trabajo. Tu empresa le retiene impuestos sobre su salario, es responsable de capacitarlos y de pagar los impuestos laborales por ellos. Además, tu empresa puede proporcionarle beneficios adicionales. Por estas razones, tu empresa tiene mayor control sobre ellos, es decir, que tu decides cómo y cuándo trabajan.
CONTRATISTA INDEPENDIENTE
El contratista trabaja por su cuenta. Generalmente sus servicios se usan para realizar una tarea específica y ellos establecen sus propios horarios y usan sus propias herramientas. Además, tienen la libertad de trabajar para más de una empresa. Como trabajan por cuenta propia, tu empresa no le retiene impuestos sobre sus pagos, sino ellos pagan sus propios impuestos.
QUE SON LOS FORMULARIOS W-2 y 1099-NEC
W-2 y 1099 son los nombres con los que se identifican los formularios que exige el IRS para demostrar los ingresos de una persona.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE TRABAJAR CON EMPLEADOS FIJOS
VENTAJAS | DESVENTAJAS |
Lealtad a la empresa Los empleados a menudo se identifican fuertemente con su trabajo, valoran la seguridad financiera y pueden querer permanecer en la empresa más tiempo que los contratistas independientes, que saltan de un trabajo a otro.
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Mayor gasto La empresa no solo es responsable de los salarios de los empleados, sino que también debe pagar su parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare (hay que destacar que se trata de gastos deducibles, que pudieran resultar en menor pago de impuestos). Es posible que también deba proporcionar beneficios para empleados, como seguro médico y licencia por enfermedad pagada.
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Soporte continuo Durante los períodos de mucho trabajo, puedes contar con tus empleados para colaborar, trabajar hasta tarde y ayudar a realizar el trabajo. Los empleados pueden usar múltiples sombreros y ayudar donde más se los necesita.
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Recursos La empresa debe proporcionar a susempleados todo lo que necesitan para hacer su trabajo (a diferencia de los contratistas). Debes proveer el espacio y las herramientas a quienes que se encuentran en el lugar de trabajo, o proveer las condiciones adecuadas de trabajo para aquellos que trabajan de forma remota.
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Mayor control Los empleadores tienen control sobre los horarios de sus empleados, decidiendo cuándo y cómo trabajan. Si necesitas que algo se haga de cierta manera en un momento determinado, tiene sentido contratar a un empleado para que haga el trabajo. |
Administrar empleados Cuando contratas un empleado, eres responsable de los horarios, los beneficios y los salarios, la capacitación y la administración, entre otras cosas. Es un compromiso de administrar activamente la forma en que el empleado trabaja contigo, tu empresa y el equipo en general.
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE TRABAJAR CON CONTRATISTAS INDEPENDIENTES
VENTAJAS | DESVENTJAS |
Experiencia Los contratistas trabajan de forma independiente. Pueden enfocarse en un proyecto muy específico en el que tus empleados no tengan experiencia. Puede considerar un contratista para el trabajo que necesita hacer una o varias veces en lugar de hacerlo de manera constante durante todo el año.
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Menos control Las empresas tienen menos control sobre los contratistas independientes, que tienden a disfrutar de una mayor cantidad de autonomía. Además, por lo general, solo trabajan para la empresa durante un corto período de tiempo, lo que puede ser disruptivo. |
Menos Gastos Los contratistas no se clasifican como empleados. Por lo tanto, no tiene que retener los impuestos sobre la nómina de sus pagos y no tiene que ofrecer beneficios como un seguro de salud. Esto puede ahorrar.
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Documentos oficiales Asegúrate de pedir a cada contratista que completen y entreguen la Forma W-9 firmada y fechada para poder emitirle su Forma 1099-NEC. Además, formaliza la relación de trabajado con cada contratista realizando un acuerdo previo de las condiciones de trabajo.
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Flexibilidad e independencia Los contratistas independientes se contratan para un proyecto específico o una cantidad de tiempo determinada, lo que brinda a las empresas más flexibilidad para contratarlos o prescindir de sus servicios. |
Seguro Investigue qué opciones podrían tener usted y el contratista si se necesita un seguro dependiendo de tipo de trabajo. Usualmente, los empleados están cubiertos por un seguro de compensación para trabajadores, pero los contratistas lesionados en el trabajo no tienen la misma cobertura por eso es importante investigar cada el caso de cada contratista independiente.
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CÓMO SE DETERMINA QUIEN ES CONRATISTA Y QUIEN ES EMPLEADO
La diferencia entre un empleado y un contratista independiente es el grado de control que la empresa tiene sobre el trabajador o la cantidad de independencia que éste tiene.
El IRS utiliza tres categorías para determinar el grado de control o independencia en la relación del empleador y su trabajador:
El IRS señala que no existe una fórmula mágica que convierta a alguien en empleado o contratista. La clave está en qué es lo que define esa relación y que como empleador consideres el grado en que diriges a esa persona en su trabajo.
Una vez que hayas decidido si la persona es un empleado o un contratista, asegúrate de documentar los factores que consideraste para esa determinación.
Necesitas ayuda [para cumplir con el emnvío a tiempo de las formas 1099 y W-2, contáctanos.
